Cómo trabajar en remoto y mantener la productividad en cuarentena

El distanciamiento social es la principal medida preventiva para evitar el contagio y propagación del coronavirus. Con millones de personas en cuarentena o trabajando desde casa, la productividad de las empresas y negocios dependerá de la capacidad para gestionar labores, tareas remotas y reuniones vía canales digitales. Esta capacidad será al menos una línea de vida para la economía, que podrá mantener servicios básicos y actividades comerciales andando, aún en medio de la contingencia.

En este sentido, es importante conocer (y aprender) cómo podemos usar la tecnología y algunas aplicaciones a nuestro favor para hacer nuestro trabajo a distancia, coordinar actividades de colaboradores, supervisar tareas, el desempeño óptimo de asignaciones y —sobre todo— informar y mantener canales de comunicación abiertos aún en medio de la contingencia, suspensión de actividades y el cierre temporal de algunos servicios.

Lo importante es poder echar mano de la tecnología e Internet para ejecutar tareas que se pueden coordinar fácilmente a través de videollamadas o videoconferencias, que facilitan la interacción entre dos o más participantes y que en el mundo laboral y corporativo gozan de buena reputación. Skype y Hangouts son estos algunos servicios que pueden ayudar en momentos en que cada uno de los que trabajan contigo deben reemplazar la oficina por sus domicilios.

Las claves del trabajo en remoto

Uno de los grandes retos de trabajar en remoto con un equipo es cómo organizarse. Son muchas las preguntas que hay que responder: qué herramientas usar, cómo comunicarse, cómo monitorizar el trabajo, de qué manera gestionar los proyectos que implican a varias personas. Una premisa vital del trabajo remoto es mantener siempre abiertos y en funcionamiento los canales de comunicación.

Esto implica la ejecución de reuniones o videoconferencias durante las mañanas, en las que se detallen al máximo las tareas y labores a realizar, se discutan propuestas para resolver temas que en otra circunstancia podrían resolverse de manera presencial y la revisión de metas y desempeño de la jornada anterior. Estas reuniones o videollamadas contribuirán a mantener el foco en los participantes, delimitarán también sus prioridades y servirán para dar sentido de equipo a todos los participantes, que forman parte de una fuerza que aunque está trabajando a distancia, cada uno aporta a un resultado que pertenece a todos.

En Retírate Feliz, por ejemplo, hemos establecido protocolos que nos permiten avanzar y mantener procesos en funcionamiento, pese a que toda la empresa está laborando desde su domicilio. Todas las mañanas, el personal participa en reuniones por videoconferencia a través de Hangouts, que inician a las 9:30 horas y pueden extenderse durante 40 minutos o una hora como máximo. En estas se hace revisión de temas pendientes en la agenda de trabajo, se reparten tareas y asignaciones y se discuten mejores prácticas o asuntos que requieren atención inmediata.

Estas reuniones se cierran generalmente con la elaboración de una minuta o una bitácora de los puntos y acuerdos que se lograron, que se distribuye a través de grupos en WhatsApp para que todos los participantes estén informados y puedan plantear dudas, en caso de que surja alguna. Pero el diálogo no termina allí. Durante el día se mantienen los equipos en comunicación, se hacen pruebas, se revisan avances y se gratifica por tareas ejecutadas éxitosamente. El trabajo en remoto no necesariamente debe ser aburrido o distante, la cercanía depende más de una cuestión de actitud, y no exclusivamente físico. Lo vital en esta contingencia, es contribuir con nuestro trabajo a la productividad, pero también al cuidado de todos y a prevenir la propagación del coronavirus, por el bien de todos.

Prevención en entornos laborales

Si tu lugar de trabajo todavía no ha tomado medidas de aislamiento, como el trabajo a distancia o la adopción de una cuarentena, la recomendación entonces es incrementar las acciones preventivas para disminuir al máximo los riesgos de contagio. Instalar dispensadores de alcohol gel en salas de reuniones y espacios comunes; invitar a los empleados a evitar el contacto cercano con personas enfermas, evitar el contacto físico al saludar; reemplazar reuniones presenciales por alternativas online y evitar aglomeraciones, son algunas de las medidas que se deben tomar en edificios y oficinas ante el avance del coronavirus Covid-19.

Algunas de estas medidas forman parte del programa es desarrollado en función a las instrucciones que encarga la compañía a nivel global, adaptado a las necesidades locales, y con las recomendaciones que ha entregado la Organización Mundial de la Salud, Ministerio de Salud y la Asociación Chilena de Seguridad. 

En general, se han establecido tres niveles: (1) Sin amenaza activa en el área; (2) Preocupación elevada y (3) Caso confirmado en área geográfica próxima. En el caso de que se detecte a alguien dentro de la instalación que presente fiebre u otros síntomas de infección respiratoria y que tenga antecedente de viaje a países con brotes activos, se informará a la autoridad sanitaria regional.

Fuentes: Mercurio / Diario Austral